Realizując obowiązek przewidziany w art. 13 i 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1), dalej „RODO” przedstawiamy zasady związane z przetwarzaniem danych osobowych przez DMPD Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Korytowie A, ul. Dębowa 43, 96-300.
Cele przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania | Czas przechowywania (okres retencji) danych |
---|---|---|
Zawarcie i wykonywanie umów, (w szczególności o świadczenie usług, sprzedaży, dostawy) z klientami /kontrahentami (będącymi osobami fizycznymi) | Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – umowa sprzedaży lub dostawy zawarta pomiędzy klientem a Administratorem Art. 6 ust. lit. c) RODO – przepisy ustawy Kodeks cywilny regulujące zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży/ dostawy, przepisy ustawy o rachunkowości (w zakresie rozliczeń) | Przez czas trwania umowy oraz po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń. Okres przedawnienia wynika z przepisów Kodeksu cywilnego oraz przepisów ustawy o rachunkowości Jeżeli terminy przedawnienia ewentualnych roszczeń są krótsze niż okres przedawnienia wynikający z przepisów podatkowych, dokumenty te będą przechowywane przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych tj. przez 5 lat od czasu zakończenia roku, w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy – w zależności od tego, który okres upływa później. |
Przetwarzanie danych współpracowników lub pracowników klientów/ kontrahentów Cel: prawidłowe wykonania umów (w przypadku kontrahentów będących osobami prawnymi lub przedsiębiorcami), zapewnienia kontaktu z kontrahentami | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes Administratora, którego celem jest prawidłowe wykonanie umowy oraz kontakt z kontrahentem | Przez czas trwania umowy oraz po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat. Okres przedawnienia wynika z przepisów Kodeksu cywilnego. |
Rozpatrywanie reklamacji zgłaszanych przez klientów (z tytułu rękojmi i gwarancji) | Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – umowa sprzedaży lub dostawy zawarta pomiędzy klientem a DMPD Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w związku z obowiązującymi przepisami prawa, w tym przepisami Kodeksu cywilnego dotyczących rękojmi | Dokumentacja związana z obsługą reklamacji zgłoszonych przez klienta przechowywana będzie jeszcze przez rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji. Terminy rozpatrzenia roszczeń z tytułu rękojmi lub gwarancji określone zostały w ustawie Kodeks cywilny. |
Prowadzenie działań marketingowych wobec potencjalnych i aktualnych klientów (bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej) | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes Administratora przejawia się w chęci prowadzenia kampanii reklamowych wobec klientów | Do czasu wniesienia przez klienta sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych w celach marketingowych. Administrator dokonuje się okresowej oceny przydatności danych zgromadzonych na cele marketingowe i usuwanie danych nieprzydatnych. |
Prowadzenie działań marketingowych wobec potencjalnych i aktualnych klientów (z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej) | Art. 6 ust. 1 lit a) RODO tj. zgoda osób, których dane dotyczą Podstawą prawną przetwarzania jest zgoda osób, których dane dotyczą również z uwagi na treść ustawy prawo telekomunikacyjne i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną | Do czasu wycofania zgody lub poinformowania Administratora w dowolny sposób, o chęci zaprzestania kontaktu i otrzymywania informacji o podejmowanych przez Administratora działaniach za pomocą poczty elektronicznej (e-mail) lub telefonu. Administrator dokonuje się okresowej oceny przydatności danych zgromadzonych na cele marketingowe i usuwanie danych nieprzydatnych. |
Dochodzenie roszczeń przez Administratora lub obrona przed roszczeniami prawnymi skierowanymi w stosunku do Administratora | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora | Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. |
Przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe (umów, faktur) w celach rozliczeniowych | Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – zgodnie z obowiązującymi przepisami z zakresu prawa podatkowego | Dokumenty te są przechowywane przez okres niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych tj. przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy. |
Subskrypcja newslettera (wykonanie umowy, której przedmiotem jest usługa świadczona drogą elektroniczną) | Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - zgoda osoby, której dane dotyczą, wyrażona dobrowolnie | Dane osobowe przetwarzane w związku z subskrypcją newslettera będą do czasu wycofania zgody przez subskrybenta, w taki sam sposób, w jaki została ona udzielona. Administrator dokonuje się okresowej oceny przydatności zgromadzonych danych i usuwa dane nieprzydatne. |
Przekazywanie danych za pomocą formularza kontaktowego udostępnionego na stronie internetowej DMPD | Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - zgoda osoby, której dane dotyczą, wyrażona dobrowolnie | Dane osobowe przetwarzane w związku z kontaktem klienta/osoby zainteresowanej poprzez formularz kontaktowy udostępniony na stronie internetowej DMPD. Dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody przez osobę, która dane przekazała, w taki sam sposób, w jaki została ona udzielona. Administrator dokonuje się okresowej oceny przydatności zgromadzonych danych i usuwa dane nieprzydatne. |
Przetwarzane dane osobowe pozyskiwane są przez Administratora: